Pengertian Teknologi Perkantoran

Teknologi perkantoran adalah perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam proses administrasi data macau kantor, seperti pengolahan data, komunikasi, dan manajemen dokumen. Contoh dari teknologi kantor meliputi komputer, printer, scanner, software kantor, dan sistem manajemen dokumen.

Manfaat Teknologi Perkantoran

Manfaat dari teknologi kantor antara lain:

1. Efisiensi waktu: Teknologi kantor memungkinkan untuk melakukan tugas-tugas administratif dengan lebih cepat dan efisien.
2. Kemudahan akses informasi: Teknologi kantor seperti sistem manajemen dokumen memungkinkan untuk menyimpan dan mengakses informasi dengan mudah.
3. Komunikasi yang lebih efektif: Teknologi kantor seperti email dan aplikasi kolaborasi memungkinkan untuk berkomunikasi dengan cepat dan efektif dengan rekan kerja atau klien.
4. Penghematan biaya: Teknologi kantor dapat membantu dalam menghemat biaya operasional kantor, seperti penghematan biaya cetak dan pengiriman dokumen.
5. Peningkatan produktivitas: Teknologi kantor dapat meningkatkan produktivitas karyawan dengan memudahkan tugas-tugas yang sebelumnya memakan waktu lama, seperti data entry.
6. Fleksibilitas: teknologi kantor memungkinkan untuk bekerja dari mana saja, sehingga dapat memberikan fleksibilitas bagi para karyawan yang bekerja dari jarak jauh.

Dampak dari Perkembangan Teknologi Perkantoran

Pada dasarnya, teknologi diciptakan sebagai pelengkap. Dalam hal ini, dampak apabila kita menggunakan teknologi perkantoran di era globalisasi tentu sangat menguntungkan. Mesin – mesin kerja akan membantu manusia dalam menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efisien dan efektif. Pengelolaan manajemen perkantoran memiliki peranan penting untuk ini.

Contoh paling sederhana yang bisa kita temukan adalah penggandaan dokumen. Dulunya masih menggunakan mesin stensil untuk menggandakan dokumen, namun sekarang sudah bisa menggunakan mesin fotocopy.

Apa pengaruh dampak positif dan dampak negatif terhadap penggunaan teknologi perkantoran?. Walaupun memiliki dampak positif, namun penggunaan teknologi perkantoran juga tidak terlepas dari dampak negatif untuk para penggunanya ataupun lingkungan sekitarnya.

Berbicara mengenai dampak positif penggunaan teknologi kantor, anda bisa membacanya diatas bagian manfaat teknologi kantor. Lantas, bagaimana dengan dampak negatifnya?.

Dampak negatif penggunaan teknologi kantor, yakni :

1. Mengurangi penggunaan tenaga kerja, yang berarti akan mempersempit lowongan pekerjaan di setiap kantor
2. Kesulitan untuk mendapatkan tenaga kerja yang memiliki keahlian di bidang tertentu, sesuai dengan penggunaan teknologi kantor
3. Menimbulkan rasa ketergantungan terhadap mesin, yang akhirnya bisa menimbulkan pemborosan
4. Berpotensi mengeluarkan suara keras pada saat dioperasikan, yang akhirnya mengganggu konsentrasi pegawai lain yang sedang bekerja
5. Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang juga memerlukan biaya.

Bagaimana cara menyikapi perkembangan teknologi perkantoran?. Sebagai karyawan tentu harus bisa menggunakan teknologi sebaik dan seefisien mungkin. Dan sebagai pelamar kerja, harus bisa bersaing dengan para pelamar kerja lainnya, karena kebutuhan karyawan mungkin saja akan berkurang.

Contoh Teknologi Perkantoran yang Digunakan

Teknologi perkantoran telah berkembang sangat pesat, ditandai dengan munculnya berbagai macam aplikasi dengan fungsinya masing – masing bagi bisnis. Sudah banyak sekali teknologi perangkat lunak yang dikembangkan untuk pekerjaan – pekerjaan tertentu. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah teknologi perkantoran yang paling populer dan banyak digunakan untuk pekerjaan – pekerjaan tertentu:

Perangkat Lunak Pengolah Data

Microsoft Word dan Google Docs adalah aplikasi perangkat lunak yang sangat populer digunakan. Teknologi ini digunakan oleh karyawan untuk membuat, mengedit, dan membagikan dokumen pekerjaan dengan mudah. Bahkan, kedua teknologi ini sudah menjadi standar dalam setiap kantor di masa sekarang.

Spreadsheet

Spreadsheet juga merupakan teknologi yang banyak digunakan khususnya untuk mengelola dan menganalisis data. Microsoft Excel dan Google Sheets adalah dua perangkat lunak yang paling populer digunakan untuk tugas ini. Karyawan dapat dengan mudah menggunakan teknologi ini untuk menghitung angka, membuat grafik, dan menghasilkan laporan yang komprehensif.

Aplikasi Manajemen Proyek

Aplikasi manajemen proyek juga merupakan aplikasi yang kerap digunakan untuk mengelola tugas dan jalannya proyek secara lebih efisien. Asana, Trello, atau Monday.com adalah aplikasi yang banyak digunakan untuk membagi tugas setiap karyawan, menetapkan deadline, sampai memantau progress sebuah proyek.

Layanan Penyimpanan Berbasis Cloud

Teknologi yang juga banyak digunakan adalah layanan penyimpanan berbasis cloud yang memungkinkan karyawan dapat menyimpan, membagikan, dan mengakses dokumen dari mana saja. Layanan penyimpanan berbasis cloud yang banyak digunakan adalah Google Drive, Dropbox, atau OneDrive. Layanan ini banyak digunakan khususnya bagi perusahaan yang menerapkan kebijakan WFH dengan karyawan yang tersebar secara lokasi.

Teknologi Konferensi Video

Teknologi konferensi video juga merupakan teknologi yang banyak digunakan di banyak perusahaan. Aplikasi populer seperti Zoom, Microsoft Teams, dan Skype banyak digunakan untuk mengadakan pertemuan secara virtual dengan rekan kerja secara daring. Dengan teknologi ini, karyawan bisa fleksibel untuk mengadakan pertemuan tanpa harus bertemu di satu lokasi. Sehingga, karyawan dapat berkomunikasi secara efektif. Teknologi ini dapat menghemat waktu dan mengurangi biaya perjalanan bisnis.

Sistem Manajemen Konten

Content Management System (CMS) atau sistem manajemen konten adalah sebuah sistem dimana perusahaan dapat dengan mudah membuat situs web, mengelola akun pengguna, membuat dan mengedit konten situs web, hingga memantau statistik. CMS yang populer digunakan adalah WordPress dan Drupal.

Perangkat Keras

Sekarang ini, teknologi perangkat keras seperti printer, scanner, dan mesin faks sangatlah penting dan menjadi standar yang harus ada di setiap kantor. Perangkat keras ini sudah ada selama beberapa dekade, tetapi teknologinya terus berkembang menjadi semakin canggih.